При увольнении работника в его трудовой книжке случайно была проставлена печать другой компании. Как можно это исправить, чтобы в дальнейшем у сотрудника не возникло проблем?
Когда может всплыть неверная печать в трудовой книжке? Как правило, такая ситуация возможна в холдинговых структурах, когда деятельность нескольких юридических лиц обслуживает одна кадровая служба.
Холдинг — структура коммерческих организаций, включающая в себя управляющую компанию и сеть дочерних компаний, которые она контролирует.
Исправляем ошибку
Правила заполнения трудовой книжки установлены в Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). Если запись, внесенная в раздел «Сведения о работе» , оказалась неправильной (в нашем случае проставлена печать не компании-работодателя), ее необходимо исправить. Но просто зачеркнуть неверную запись нельзя — это запрещено пунктом 1.2 Инструкции.
Исправить ошибку можно путем внесения исправительной записи. Покажем это на примере.
Пример
О.И. Бук увольняется из ООО «Диагональ». В трудовой книжке работника эта запись идет под номером 6. Специалист отдела кадров случайно заверил ее оттиском печати ООО «Параллель». Как исправить ошибку?
В графе 1 после записи номер 6 указываем следующий порядковый номер исправительной записи — № 7, в графе 2 проставляем дату ее внесения.
Затем в графе 3 делаем запись № 7: «Запись за номером 6 недействительна».
После этого производится правильная запись, но новый порядковый номер ей не присваивается. В графе 4 повторяется дата и номер приказа об увольнении.
Образец исправительной записи приведен ниже.
Об изменениях по порядку
Организации сегодня могут не использовать в своей деятельности печати . Такое новшество было введено с 26 февраля 2018 г. <*> . В связи с этим законодательство нашей страны постепенно приводят в соответствие:
— делают оговорку, что если субъект хозяйствования не применяет печать, то на данном документе он может ее не ставить;
— просто отменяют проставление такого реквизита, независимо от того, применяется в деятельности печать или нет.
Оба этих подхода были использованы в последнем документе Минфина. К примеру, на документах для казначейства печать не ставят только те, кто отказался от ее использования в своей деятельности. А вот необходимость проставления печати либо штампа на накладных данный нормативный акт отменил <*> .
Итак, с 18 мая 2018 г. печати или штампы в накладных ставить не нужно ни грузоотправителю, ни грузополучателю.
Когда не надо, но очень хочется…
Да, отвыкнуть от проставления печати или штампа на ТН и ТТН довольно сложно. Но если все-таки на накладных появится печать или штамп (ваши или контрагента) — все в порядке. В ТН или ТТН можно вносить дополнительную информацию , которая, по мнению организации, там необходима. Именно к ней сейчас и относится печать или штамп. При этом сейчас можно изменить место их проставления. Ведь где указывать дополнительную информацию, организация определяет сама. Главное, чтобы оттиск не мешал прочтению иных записей в накладной <*> .
Следует отметить, что у организации могут быть и свои причины все-таки «штамповать» накладные. К примеру, чтобы удостоверить подпись того или иного лица еще и печатью. Что же делать, если организация все же хочет оставить такой реквизит на своих накладных?
ТН и ТТН являются первичными учетными документами. К тому же они включены в перечень Совмина, т.е. организация не вправе вносить в форму таких документов какие-либо исправления. А Инструкция по их заполнению предусматривает лишь внесение дополнительных сведений. Поэтому, на наш взгляд, закреплять положение о проставлении печатей или штампов на накладных, к примеру, в учетной политике не стоит <*> .
При этом в организациях, как правило, утверждается положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов. В данном ЛНПА приводится перечень документов, на которых проставляются их оттиски. Именно в этот перечень рекомендуем включить положение о том, что печать или штамп организации проставляется на ТН и ТТН.
И помните, вы не вправе требовать подобного от других <*> . И так ли велика ценность одностороннего проставления печати?
До недавнего времени в трудовых книжках должны были ставиться печати, подтверждающие достоверность указанных сведений.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Но сегодня законом допускается возможность игнорировать необходимость в постановке штампа организации.
Для чего вообще нужна печать? Когда ее нужно ставить? Кому можно не использовать? Рассмотрим все вопросы подробней.
Зачем нужна?
Печать в трудовой книжке является подтверждением достоверных сведений о владельце, компаниях, на которых он осуществлял свою трудовую деятельность.
Обязательна ли?
Сам процесс постановки оттиска в трудовой книжке не оговорен в Трудовом Кодексе, однако об этом упоминается в Правилах заполнения трудовой книжки у сотрудников отдела кадров.
Нормативные документы
Законодательство РФ хоть и пытается регулировать вопрос о постановке печати в трудовые книжки, но все же это делается не в таком объеме, как хотелось бы.
Для кого отменена?
Печать имеют право не ставить только те организации, у которых в уставе не предусмотрена необходимость в ее постановке.
К сведению:
Были внесены изменения в Правила учета и заполнения трудовых книжек.
Отныне работодатели — ООО и ОАО — не обязаны ставить печати в трудовые книжки.
При этом не имеет значения, есть у компании печать или нет. Если компания ее имеет, то для отсутствия необходимости поставки в документе достаточно отказаться от этого, изменив Устав.
Важно помнить: при отсутствии печати у компании согласно все записи в трудовой книжке должны быть заверены подписью работодателя либо же сотрудником отдела кадров. Причем исключением являются случаи из пункта 36 Правил.
Печать в трудовой книжке в 2019 году
Какой она должна быть?
В случае необходимости оформления трудовой книжки по вопросу профессиональной деятельности сотрудника, печать необходимо ставить на первом листе в положенном для нее месте - в нижнем углу страницы.
Аналогичным образом ставится печать и с другой стороны документа, если будут внесены изменения либо вноситься дополнительные записи.
Работодатели ставят основную печать своей компании. При обнаружении иной печати достаточно обратиться в отдел кадров работодателя за объяснениями - быть может, придется устранить ошибку.
Важно помнить: не вся заносимая информация в трудовую книжку должна быть заверена круглой печатью.
Она ставится исключительно:
- при необходимости оформить титульный лист либо вкладыш;
- при необходимости внесения изменений на главную страницу документа либо вкладыша;
- при указании дополнительных сведений.
Какая и когда ставится?
Рассмотрим подробней, какая печать и где должна быть проставлена в той или иной ситуации.
Внесение данных
Печать компании либо отдела кадров (нет разницы) ставится на титульном листе документа, если это делается впервые.
На титульном листе указывается информация о владельце трудовой книжки:
- полные инициалы;
- дата рождения (в формате день/месяц/год);
- информация об образовании;
- какая профессия получена.
После внесения всех сведений владелец книжки должен поставить свою подпись, чем подтверждает достоверность указанной информации.
Выдача вкладыша
Нередко встречаются ситуации, когда все страницы трудовой книжки заполнены. В таком случае формируется специальный вкладыш.
Он набирает юридическую силу только печатью с надписью “Вкладыш выдан”, где указываются его серия и номер.
Выдача копии книжки
При выдаче копии документа необходимо ставить печать компании, а также подпись непосредственного работодателя.
Изменение информации
Печать компании ставится в трудовой книжке, если у ее владельца произошла смена фамилии, имени либо отчества, в том числе и иной информации.
Кроме этого, непрерывной чертой должна быть перечеркнута прежняя информация и аккуратно указаны новые сведения.
На документах (трудовых книжках), ответственное лицо должно поставить свою подпись и печать.
При увольнении
При увольнении сотрудника по собственному желанию либо иной причине в документе необходимо поставить работодателю свою подпись, а также лица, ответственного за выдачу книжки.
После этого сотрудник отдела кадров ставит соответствующую печать.
Часто встречаются ситуации, когда указанные сведения об увольнении в документе хоть и указаны, но не в полном объеме.
В таком случае сотрудники отдела кадров аннулируют предыдущую запись, дописывают недостающую информацию, а после заверяют ее печатью отдела кадров.
Важно помнить: печать должна ставится только в случае увольнения сотрудника. Если рабочий переводится на другую должность либо принимается на работу, награждается – простановка печати является прямым нарушением законодательства РФ.
Как и где правильно разместить?
На титульном листе
Пример постановки печати на титульном листе можно посмотреть на фото:
В тексте
Образец печати в тексте на фото:
Сколько их должно быть?
В трудовой книжке ставится одна печать – после записи информации об увольнении. Допускается вариант повторной печати, только если сделанные ранее записи недействительны.
В каких случаях может потребоваться экспертиза оттиска?
Наверное, все без исключения мошенники знают, как подделать печать. Этим они могут воспользоваться при устройстве на работу, указывая неправдоподобные сведения в трудовой книжке.
Выявить факт подлинности поможет экспертиза.
Часто к ней обращаются за помощью:
- крупные компании, которые дорожат своей репутацией и проверяют досконально будущих своих сотрудников;
- производства Министерства Обороны;
- другие компании, которые заподозрили факт подлинности печатей (к примеру, перевернутая печать или нечто подобное).
Для того чтобы вывести на чистую воду мошенников и создана возможность проведения экспертизы оттиска.
Основные ошибки и меры по их устранению
Печать не пропечаталась (нечеткая или нечитаемая)
Если поставленная печать нечетка или ее плохо видно, то можно исправить эту ситуацию. Если же на месте печати практически нет оттиска, можно пропечатать ее повторно.
В ситуации, когда информация из первой печати просматривается, то можно поступить следующим образом: смочить печать в краске и пропечатать повторно рядом с предыдущей.
Важно помнить: исправление оттиска нечитаемой печати не может приниматься за ошибку, а является вынужденной необходимостью.
Есть лишние изображения
В случае если лишняя печать в трудовой книжке не мешает прочитать необходимую информацию, лучшим вариантом станет оставить все без изменений.
Рассмотрим ситуацию на примере:
В строительную компанию пришел новый сотрудник. В его документе с прошлого места работы проставлено несколько печатей (о приеме и увольнении). Как можно исправит эту ошибку?
Согласно Постановлению Правительства РФ печать о приеме на работу не ставится, а все записи в документе, произведенные по ходу трудовой деятельности (повышение, вознаграждения и так далее), заверяются исключительно подписью работодателя.
Помимо этого, согласно прописанной инструкции в Постановлении, ничего не сказано о том, как все-таки нужно поступать в подобной ситуации. Более того, как показывает практика, действительно лучшим вариантом будет оставить все как есть.
Поставили не ту (неправильная форма)
Встречаются и такие ситуации, когда сотрудники отдела кадров по ошибки ставят не ту печать под сведениями в документе.
Не нужно сразу зачеркивать проставленную печать.
Достаточно указать порядковый номер и написать на выбор одну фразу:
- “Запись № 1 недостоверна”;
- “Запись № 2 считать недействительной”;
- “Запись № N является недостоверной”.
Главное помнить: важен смысл того, что предыдущая запись признается не верной.
Часто задаваемые вопросы
Как отказаться от печати?
Изначально необходимо понимать, что вся информация о печати находится в Уставе компании. Поэтому начинать процедуру отмены печатей рекомендуется с внесения в него изменений.
Однако на сегодня весь механизм отказа от постановки печати в трудовой книжке находится еще в стадии разработки. Сегодня в Правилах четко указано, что сведения на титульных листах, в том числе и информация об увольнении, обязательно должна заверяться печатью (согласно пункту 2.2 Правил, принятых Постановлением Правительства № 69).
По этой причине многие эксперты в этой области говорят о том, что отсутствие печати сегодня может еще привести к немалым проблемам.
Подробнее смотрите в видео.
Что делать, если на оттиске указаны неверные реквизиты организации?
Исправить подобную ошибку можно способом занесения соответствующей записи.
Пример:
О. И. Бук принял решение об увольнении с ООО “Диагональ”. В трудовой книжке подобная запись указывается под 6 номером. Сотрудник отдела кадров по случайности поставил оттиск печати ООО “Параллель”.
Каким образом можно это исправить?
Решение простое:
- В первой графе после сведений под 6 номером необходимо указать порядковый 7 номер, а во второй графе указать дату внесения информации.
- В третьей графе делается запись № 7: “Сведения под 6 номер считать недействительными”.
- Поле этого нужно будет прописать верную информацию, но без указания порядкового номера.
- В графе 4 дублируется дата и номер изданного приказа об увольнении.
Печать имеет место быть в записи о награждении работника или о его поощрении. В случае если работник повысил свою квалификацию, также используется печать для внесения записи в трудовую книжку на общих основаниях. А также - в случае вшивания вкладыша. Образец печати в трудовой книжке: Какая она должна быть? В организации могут находиться от одной и до пяти штук печати, которые используются в зависимости от их целевого назначения. Но самыми распространенными видами печатей считаются общая печать организации и печать для документов. Последняя, как правило, находится у сотрудников отдела кадров. Именно они проставляют на данную печать на всю приходящую и уходящую документацию. Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.
Поставили в трудовой печать не ту не в том месте
Все неверные записи в трудовой книжке следует обязательно исправлять, так как в противном случае у сотрудника может быть много проблем, связанных с назначением пенсии. Как исправить трудовую книжку, если в ней поставили не ту печать? При увольнении сотрудника в его трудовой книжке случайно была проставлена другого предприятия.
Как исправить данную неточность, чтобы в дальнейшем у сотрудника не возникло проблем? Как неверная может оказаться в книжке? Зачастую, такая ошибка встречается в холдинговых структурах, когда деятельность нескольких юридических лиц обслуживает одна кадровая служба. Когда запись была сделана неправильно в разделе «Сведения о работе» (в нашем случае поставлена печать не предприятия-работодателя), ее нужно исправить.
Как формить и сделать запись в трудовую Если запись об увольнении работника заверена печатью кадровой службы, «для документов», а не организации.
Правильная постановка печати в трудовой книжке
Но просто зачеркнуть неверную запись нельзя - это запрещено пунктом 1.2 Инструкции. Исправить ошибку можно путем внесения исправительной записи.
Покажем это на примере. Пример О.И. Бук увольняется из ООО «Диагональ». В трудовой книжке работника эта запись идет под номером 6.
Специалист отдела кадров случайно заверил ее оттиском печати ООО «Параллель». Как исправить ошибку? Решение В графе 1 после записи номер 6 указываем следующий порядковый номер исправительной записи - № 7, в графе 2 проставляем дату ее внесения.
Затем в графе 3 делаем запись № 7: «Запись за номером 6 недействительна». После этого производится правильная запись, но новый порядковый номер ей не присваивается.
Внимание
В графе 4 повторяется дата и номер приказа об увольнении. Правильная запись заверяется подписью сотрудника отдела кадров, самого работника, а также печатью соответствующей организации (п.
В трудовую поставили не ту печать
Большинство сотрудников отдела кадров считают, что необходимо отменить сделанную запись об увольнении и вписать недостающие сведения, а затем снова произвести повторно «Уволен (с указанием причины увольнения)». Однако, с точки зрения нормативно-правовых актов, это действие является не вполне корректным, поскольку существенных оснований для отмены сделанной надписи не обнаружено.
В этом случае целесообразно поступить следующим образом: уполномоченное лицо должно дополнительно внести пропущенные сведения после записи об увольнении с обязательным указанием всех реквизитов организации. После этого произведенные записи подтверждаются соответствующей печатью.
Обратите особое внимание, что печати в трудовую книжку, помимо вышеуказанных случаев, ставятся только в случае увольнения работника.
Ставится ли печать в трудовой книжке?
Как правило, подпись ставится в нижнем правом углу на правой стороне разворота двух страниц. Сверху на подпись и ставится печать таким образом, чтобы подпись максимально оказалась в центре.
Если же речь идет про бланк, то ставить печать необходимо под записью, желательно с правой стороны. Печать должна быть отчетливой и не перекрывать запись в трудовой книжке, тем самым делая проблематичным прочтение информации.
Рядом с печатью должна ставиться роспись работодателя. Таким образом, постановка печати имеет определяющее значение, ведь если поставить ее в неправильное место то либо будет усложнено прочтение информации из трудовой и на печати, либо расстояние между печатью и записью будет настолько большим, что будет сложно понять, относится печать к написанному в трудовой или нет. Именно поэтому месту постановки штампа уделяют так много внимания сотрудники отдела кадров.
Как исправить трудовую книжку, если проставили не ту печать
Важно
Можно ли рядом с печатью ОК поставить гербовую? Во-первых, до сих пор нет единого мнения о том, можно ли заверять записи в трудовых книжках отдела кадров (иной кадровой службы) работодателя или нет. При ведении трудовых книжек следует руководствоваться Трудовым кодексом РФ, Правилами ведения и хранения книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.
Как исправить неверную запись даты в трудовой книжке Трудовая книжка – важный документ, который позволит в будущем получать достойную пенсию. Иногда в записях работодатели допускают ошибки, которые нужно исправить.
Это может быть неправильное наименование организации или неверная дата приема на работу либо увольнения с работы. Но что же делать, как исправить запись даты в трудовой книжке? Ответ на этот вопрос вы найдете в этой статье.
Ставим печать в трудовой книжке
Вся остальная информация, озвученная в данной статье – ничто иное, как многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек. У сотрудников отдела кадров есть специальные инструкции.
С недавних пор в них появился образец трудовой книжки, где можно посмотреть место для правильной постановки печати. Но напрямую никакого руководства по постановке штампа не существует.
Надеемся, в ближайшем будущем законодатель исправит это недоразумение, существенно облегчив жизнь гражданам нашей станы и молодым сотрудникам отделов кадров в организациях. Зачем ставится печать в ТК? Печать обладает большой важностью, а любая запись, удостоверенная штампом организации, приобретает юридическую силу. Так как печать находится у работодателя, то значит акты, заверенные ей, были изучены непосредственно работодателем и были ей одобрены.
Ставим печать в трудовой книжке правильно: когда, куда и зачем?
В первом случае предлагается просто поставить необходимую печать рядом с ошибочной} во втором – сделать исправительную запись и поставить рядом верную печать. Однако любой исход событий может вызвать подозрения у пенсионных органов либо будущих работодателей.
Поэтому, чтобы обезопасить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник являлся членом конкретной организации на протяжении конкретного периода времени. Тщательно следите за правильностью ведения записей в трудовой книжке, реквизитами печатей и наличием всех необходимых подписей, чтобы в будущем не столкнуться с проблемами.
В акте выполненных работ Заказчик поставил случайно не ту печать, зачеркнул ее и добавил "печать поставлена ошибочно, ФИО директора и верная печать". Рядом с ошибочной печатью еще раз проставил верную печать. Возможно, ли принять данный документ?