Отчет о среднесписочной численности куда сдавать. Сведения о среднесписочной численности работников. Пример расчета среднесписочной численности

В самом начале 2016 года нужно сдать отчет по среднесписочной численности за 2016 год. Расскажем, где взять бланк отчета, образец заполнения приведем и напомним сроки сдачи.

Кто и когда сдает отчет по среднесписочной численности за 2016 год

Отчет о среднесписочной численности за 2016 год, бланк которого вы можете скачать бесплатно , должны сдавать:

• все организации. При этом не имеет значения, числились в организации сотрудники или нет.
• предприниматели при условии, что у них есть наемные сотрудники.

В настоящее время применяется бланк отчета о среднесписочной численности, утвержденный приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174. Его образец смотрите ниже.

Отчет о среднесписочной численности 2016: срок сдачи

Срок сдачи отчета о среднесписочной численности за 2016 год истекает 20 января (п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ). Затягивать со сдачей отчета не стоит. Если пропустите срок, придется заплатить штраф. Он составит 200 рублей (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ).

Каким способом подать отчет о численности

Отчет о среднесписочной численности 2016, срок сдачи которого указан выше, можно подать двумя способами

1. в электронном виде через Интернет;
2. на бумажном носителе (лично или по почте).

Выберите способ сдачи отчета после того, как заполните бланк о среднесписочной численности работников за 2016 год (образец ниже).

Если в 2016 году у вас работали 100 человек и более – отчет можно сдать только первым способом. Если менее – можно выбрать любой удобный способ сдачи отчета.

Как заполнить сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год

Организации нужно указать свое наименование, ИНН, КПП, наименование налогового органа, куда подается отчет, и привести данные по численности. Предпринимателю следует вписать те же сведения, что и компании. Исключение – КПП. Так как у коммерсантов его попросту нет.

Как рассчитать среднесписочную численность

Прежде чем заполнить отчет по среднесписочной численности за 2016 год, необходимо рассчитать численность.

Формула расчета такова:

При расчете нужно учитывать не всех сотрудников. Подробные перечни кого учитывать, а кого нет, перечислены в пунктах 79–81 указаний Росстата от 28.10.2013 № 428.

Например, количество штатных сотрудников учитывайте полностью, даже если сотрудник болел или был в ежегодном отпуске. А вот сотрудников, которые учатся и находятся в отпуске за свой счет, не учитывайте.

Эту же формулу применяйте, если организация начала работать не с первого января.

Если при расчете вы получили дробное число, укажите целое число. Округляйте по правилам арифметики.

Покажем на примере, как заполнить отчет о среднесписочной численности за 2016 год, срок сдачи которого истекает в январе 2017 года.

Пример. Для расчета среднесписочной численности за 2016 год бухгалтер ООО «Альфа сначала определил среднесписочную численность за каждый месяц:

Среднесписочная численность сотрудников за 2016 год составила 34 человека [(25 + 25 + 28 + 35 + 37 + 37 + 37 + 37 + 37 + 36 + 36 + 38) : 12].

Бухгалтер отразил этот показатель в отчете о среднесписочной численности по состоянию на 1 января 2017 года:

Отчет о среднесписочной численности за 2016 год: образец заполнения

Информация, предоставляемая вами о среднесписочной численности персонала, необходима для ведения статистики и контроля вашего бизнеса налоговой инспекцией. Участковым налоговым инспектором принимается отчет данных о численности персоналу по среднему списку за предыдущий календарный год (статья 80 НК РФ).

ФАЙЛЫ

• Сдавать ДО 20 января текущего года.
• ИП, работающие без работников с 2014 года освобождены от сдачи среднесписочной численности.
• Филиалы зарубежных компаний также обязаны подавать данный отчетный документ.

Налоговая инспекция принимает отчеты с вписанными разборчивыми данными черной пастой. Бланки, заполненные другими цветовыми вариациями, не будут рассмотрены. Записывайте информацию в ячейках и строках по-максимуму разборчиво. Налоговики не должны чувствовать себя графологами.

Если вы являетесь продвинутым компьютерным пользователем, смело заполняйте бланк с помощью редакторского софта. Налоговики принимают распечатанные формы, заполненные печатным шрифтом 18 Courier New.

Коды ИНН, КПП и налогового органа

Каждая фирма имеет свои особенности учета. Заполняя поле идентификационного номера плательщика налогов (сокращенно – ИНН), который присваивается юридическим и физическим лицам, начинайте вписывать цифры кода от крайней левой квадратной ячейки. Графа «КПП» предназначена только для организаций. ИП не нужно заполнять это поле.

Учтите! Если в вашем коде меньше цифр чем ячеек, нужно сначала проставить нули, а затем – цифровые значения ИНН. Код налоговой инспекции вашего участка всегда состоит из четырех цифр.

Названия организаций

Немного упростите для себя процесс заполнения в блоках, где это возможно. В поле о наименовании налогового органа не обязательно вписывать полное название. Понятно, что места не так и много, чтобы вписать всё. Сократите название – впишите аббревиатуру согласно общепринятым правилам.

Важно! Это правило упрощения не распространяется на заполнение названии вашей организации. Название фирмы должно быть записанным полностью по уставной документации.

Данные о предпринимателе

ИП четко вписывает свои ФИО без каких-либо сокращений. Если документы подает его представитель, нужно заполнить в соответствующих графах его полные ФИО и данные о документе, удостоверяющего его личность.

Другие важные детали

О показателе численности. Единственной расчетной цифрой отчета может быть показатель численности по среднему списку за предыдущий год. Его нужно проставить в целых числах. Для точного подсчета данных, воспользуйтесь .

Проставляем дату . Заполненный бланк нужно подать строго до двадцатого января текущего года . Обязательно укажите в отчете, что данные подаются по состоянию на первое января. Пусть вас не сбивает с толку реальная дата составления вашего отчета. В случае, когда фирма переживает процесс реорганизации, отчет предоставляется до двадцатого числа следующего месяца после завершения всех процессов. К примеру, ваша фирма реорганизована в марте – отчет о численности нужно подать до 20 апреля.

Заполняем только свои графы . Налогоплательщику не стоит лезть в блоки, предназначенные для представителя инспекции.

Как правильно подать готовую отчетную форму?

Когда все графы бланка заполнены, его нужно подписать вручную. Только при таком условии инспектор примет ваш годовой отчет к рассмотрению. Вам не обязательно личной персоной появляться в налоговой службе, чтобы сдать документ. Оправьте его почтой как ценное письмо с уведомлением, конечно, с учетом даты почтового штемпеля.

Дельный совет! Опытные бизнесмены, которые не любят простаивать в переполненных коридорах налоговой, советуют в конверт вложить заверенный штампом почтового отделения бланк описи вложенных документов. Налоговый инспектор лишний раз убедится, что все документы на месте.

Что если вы просрочили представление вышеперечисленных сведений?

За несвоевременную подачу или игнорирование предоставления отчета для налогового контроля бизнес-деятельности, вы рискуете быть оштрафованным на сумму около 200 рублей . Худший вариант развития событий – административное наказание.

Первым отчетом, который представители бизнеса подают в 2016 году, являются данные о среднесписочной численности (ССЧ) работников. При этом учреждения готовят отчет в обязательном порядке, а индивидуальные предприниматели только при условии привлечения персонала.

Особенности расчета

Принципы расчета показателя определены приказом Росстата. Численность за год рассчитывается по следующей формуле:

(ССЧ (месяц1) + ССЧ (месяц2) + … + ССЧ (декабрь)) / 12;

Если компания осуществляла свою деятельность не полный год, формула остается без изменений. Знаменатель является константой, даже если компания осуществляет свою деятельность всего несколько месяцев.

ССЧ за определенный месяц рассчитывается как сумма ССЧ сотрудников, которые отработали полный и неполный день. При этом расчет показателя для каждой категории сотрудников имеет свои особенности.

Полный рабочий день

ССЧ работников с полной занятостью определяется как сумма ССЧ на каждую дату, разделенная на общее количество дней. При этом не имеет значения, какой характер работы выполнял сотрудник: сезонная, постоянная, временная и т.д. Кроме того, участвуют в расчете работники, которые находятся на больничном или в командировке. Также учитываются работники, которые осуществляют деятельность на дому.

Список лиц, которые не принимают участие в расчете:

• внешние совместители;
• собственники без зарплаты (если собственник находится в штате, то попадает в расчет на общих основаниях);
• отпускники по беременности или по уходу за ребенком;
• учащиеся, которые находятся в отпуске за свой счет или были направлены для прохождения обучения самой компанией;
• сотрудники, которые написали заявление на увольнение;
• лица, осуществляющие свою деятельность в рамках договоров гражданско-правового характера;
• переведенные на работу в другие учреждения.

Неполный рабочий день

Для расчета ССЧ для сотрудников, которые осуществляли свою деятельность неполный день, потребуется определить количество человеко-дней. Показатель рассчитывается для каждого работника отдельно: общее количество отработанных часов / фиксированный норматив продолжительности рабочего дня.

Полученный результат умножается на число отработанных дней в течение месяца. После этого можно определить ССЧ для работников с неполным рабочим днем.

Пример расчета

В компании ХХХ применяет 40-часовую рабочую неделю (8 часов в день). Дата регистрации организации – 17 ноября. В период с 17 ноября по 30 ноября 25 сотрудников работало полный день, с 1 по 31 декабря – 28.

В декабре в компании неполный рабочий день работал 1 сотрудник – 22 дня по 5 часов. Таким образом, среднесписочная численность для организации составит:

ССЧ (полный рабочий день):

ноябрь = (25 чел. х 14 дней) / 30 дней = 11,67;

декабрь = (28 чел. х 31 день) / 31 день = 28.

ССЧ (неполный день):

декабрь = 5 чел.-часов х 22 дня / 8 часов / 22 дня = 0,63.

Помимо расчета показателя, немаловажное значение имеет порядок подачи отчетности. При этом представителям бизнеса стоит учитывать сроки и возможные санкции.

Нюансы отчетности

Данные о среднесписочной численности сотрудников подаются по итогам предыдущего года, что остается без изменений в 2016 году. Для этого потребуется заполнить соответствующую форму отчета, которая включает в себя следующие сведения:

1. ИНН и КПП компании или ИП.
2. Код и название соответствующей инспекции, в которую представляется отчет.
3. Название организации или ФИО предпринимателя.
4. ССЧ в целых единицах. Если присутствует дробная часть, применяются стандартные правила округления.
5. Полное ФИО руководителя компании или ИП, дата, подпись и печать.

Заполненный отчет за предыдущий год подается до 20 января. Исключение составляет вновь зарегистрированные организации, которые подают дополнительный отчет до 20-го числа следующего после создания месяца. При ликвидации компании сведения подаются не позднее даты снятия с учета.

Несвоевременная подача отчетности приведет к штрафным санкциям:

• для компании – 200 руб. для самой организации и еще 300-500 руб. для руководителя;
• для ИП – только 200 руб.

Бланк отчетности по среднесписочной численности в 2016 году остался без изменений, его можно скачать на нашем сайте.

Существенные детали

Ежегодная подача отчета ССЧ имеет ряд своих особенностей. Для корректного расчета ССЧ и заполнения отчетности стоит учитывать следующие важные нюансы:

1. Данную отчетность подают все компании. Для ИП это является обязательным, если присутствуют наемные работники. Данная норма вступила в действие с 2014 года.
2. Сведения по ССЧ не обязательно сдавать в электронной форме, если у компании менее 100 сотрудников. В другом случае используется только электронная отчетность. Если такая компания сдаст отчет в бумажной форме, инспекция не будет принимать ее к рассмотрению.
3. Если у компании не меняется количество работников, она все равно ежегодно представляет отчет. Сведения подаются вплоть до ликвидации организации.
4. Компания и ее обособленные подразделения подают отчет в одну и ту же инспекцию, в которой зарегистрирована головная компания. ИП сдают заполненный отчет по месту проживания.
5. Если отчетность была сдана с ошибками, лучше дополнительно подать правильные сведения. Это поможет избежать недоразумений и штрафных санкций.
6. В расчете учитываются работники, которые приняты на место сотрудника, находящегося в декретном отпуске.
7. Отчетность в бумажной форме можно подать как лично, так и через доверенное лицо, которое заверено соответствующим образом. Кроме того, можно отправить заполненный бланк ценным письмом, что значительно упрощает процесс.
8. При осуществлении промежуточных расчетов для различных категорий сотрудников ССЧ не округляется. Только итоговая цифра, которая переносится в отчет, округляется до целой части.

Первым регулярным отчетом представителей бизнеса являются сведения ССЧ. Заполненный бланк подается до 20 января, в противном случае компанию или ИП ожидают штрафные санкции. При этом отчет подают все организации и предприниматели, которые имеют наемных работников.

Расчет показателя осуществляется по формуле и имеет ряд своих особенностей. Годовой показатель определяется как сумма ССЧ за месяц, разделенная на 12 месяцев. Некоторые категории сотрудников не участвуют в расчете, что не помешает учесть представителям бизнеса.

Для корректного заполнения и подачи отчетности потребуется учесть нюансы, предусмотренные в действующем законодательстве.

До 20 января всем организациям и ИП необходимо сдать еще один небольшой отчет в налоговую инспекцию. Это сведения о среднесписочной численности работников. Не надо его сдавать только предпринимателям, у которых нет сотрудников. Остальным вменяется в обязанность отчитаться о количестве работающего персонала.

С прошлого года, кстати, этот небольшой отчет еще и может повлиять на попадание в реестр субъектов малого предпринимательства , который с августа 2016 года ведет ФНС. Как в свое время комментировали специалисты налоговой службы, в реестр не попадают организации и ИП, которые не сдают те или иные отчеты. А если у налоговой нет сведений о количестве ваших сотрудников, то и в реестр вас могут не включить, так как в него, в том числе, включаются определенные субъекты хозяйственной деятельности с предельной численностью до 100 человек – для малых предприятий, до 15 – для микропредприятий, до 250 – для средних компаний, а данных о численности у ИФНС нет. Поэтому сведения о среднесписочной численности работников надо сдать обязательно.

Форма сведений о среднесписочной численности

Форма этого отчета утверждена приказом ФНС от 29.03.2007 №ММ-3-25/174, и с тех пор в нее изменений не вносилось. Формат для электронных сведений утвержден чуть позже, приказом ФНС от 10.07.2007 №ММ-3-13/421.

В отчете указывается среднесписочная численность на 1 января года, следующего за отчетным, в текущей ситуации на 1 января 2017 года. Форма сама по себе проста и не вызывает сложностей при заполнении. Бланк сведений о среднесписочной численности скачать можно ниже.

Сложность этот отчета лишь в том, чтобы правильно рассчитать среднесписочную численность сотрудников.

Расчет среднесписочной численности

Чтобы правильно произвести все расчеты, необходимо обратиться к указаниям, утвержденным приказом Росстата от 26.10.2015 №498. Неважно, за какой период вам надо узнать численность, согласно статуказаниям, расчет среднесписочной численности ведется на основе данных о наличии работников за каждый месяц.

Сначала определяем, сколько сотрудников полностью заняты в организации (ИП) на каждый календарный день месяца. Здесь считаются все сотрудники с обычным трудовым договором на полную занятость, включая тех, кто на больничном, в отпуске или не вышел на работу по другим каким-то причинам (командировка, к примеру). В соответствии с п. 78 указаний Росстата, численность сотрудников в праздничные нерабочие и выходные дни равна числу работников на предшествующий рабочий день.

После расчета работников, отработавших на предприятии полностью, приступаем к подсчету тех, кто работает неполное рабочее время . Их считают по часам.

Пример расчета среднесписочной численности

В организации 2 сотрудника, рабочий день которых равен 4 часам. Нормальная продолжительность рабочего времени – 8 часов. Расчет среднесписочной численности неполностью занятых сотрудников в декабре 2016 года будет равен:

(4 + 4) х 22 / (8 х 22) = 1, где 4 – это количество отработанных дней одним сотрудником, 22 – количество рабочих дней в декабре, 8 – нормальная продолжительность рабочего дня в организации.

После раздельного расчета среднесписочной численности полностью отработавших сотрудников, и тех, кто работал лишь часть дня, получившееся количество надо сложить, чтобы выяснить ту самую среднесписочную численность всех сотрудников фирмы. При необходимости, получившееся число округляем по обычному правилу – менее 0,5 отбрасывается, более 0,5 – увеличивается до полной единицы.

Также считается среднесписочная численность сотрудников за год: получившиеся значения за каждый месяц необходимо сложить и разделить на 12.

Тех, кто работал только по ГПХ, в расчет включать не надо.

Отчет по среднесписочной численности работников сдают все организации и ИП, которые в календарном году выступали в качестве работодателей. При этом неважно, велась ли финансово-хозяйственная деятельность. В расчетах бухгалтер должен ориентироваться на Приказ Росстата от 28.10.2013 № 428.

Сведения по среднесписочной численности подают:

• действующие организации по итогам календарного года — в срок не позднее 20 января ;
• новые организации первый раз — не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором была создана организация, и второй раз — по итогам года не позднее 20 января;
• при ликвидации предприятия или ИП — не позднее официальной даты ликвидации организации или закрытия ИП.

Считаем по головам

Среднесписочная численность основывается на численности списочной. Этот свод данных показывает полный состав сотрудников, включая тех, кто находится на больничном, в отпуске или командировке. В списочную численность не включают только сотрудников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, в отпуске по беременности и родам и в учебном неоплачиваемом отпуске.

Списочная численность всегда составляется на определенную дату: первый или последний день месяца. Выходные и праздничные дни считаются по показателям предыдущего рабочего дня.

Ищем среднее

Среднесписочная численность работников — это суммарное количество работников предприятия за определенный отрезок времени. Таким периодом может быть год, квартал, полугодие или месяц.

При подсчете среднесписочной численности нельзя забывать, что требования Росстата и налоговой инспекции к отчету ССЧ отличаются от требований ПФР и ФСС. В первом случае в сведения не включаются внешние совместители и те, кто трудится по договору подряда или гражданско-правовому договору. Внутренние совместители подсчитываются только один раз — по основному месту. Сведения по среднесписочной численности работников, подаваемые в ПФР и ФСС, включают обе эти категории работников. В этом случае у совместителей учитывается и основная, и дополнительная загруженность.

Расчет за полные рабочие дни

Поэтапно рассмотрим, как рассчитывать среднесписочную численность работников предприятия. Начните со сведений о количестве сотрудников, отработавших полные дни. Суммируем данные за месяц и делим получившуюся сумму на количество календарных (!) дней месяца. То есть в январе мы делим на 31, в феврале — на 28 (29) и так далее вне зависимости от того, сколько было праздничных / выходных / рабочих дней.

Пример расчета среднесписочной численности работников: в организации трудится 47 человек, в июле 29 из них отработали 31 день, 15 человек по 20 дней, 3 человека вышли только в последние 4 дня.

ССЧ будет выглядеть так: (29 * 31) + (15 * 20) + (3 * 4) = 1211 / 31 = 39,06

Расчет за неполные рабочие дни

На втором этапе надо получить данные по сотрудникам, которые работали неполный день или по сменному графику. Среднесписочная численность для таких категорий определяется по отношению к общепринятому на предприятии графику и нормативной продолжительности дня. Например, при 40-часовой рабочей неделе она будет равна 8 часам, для 48-часовой — 9,6.

Формула для расчетов выглядит так: количество отработанных человеком часов за месяц делим на нормативную продолжительность рабочего дня и делим на число рабочих (!) дней в месяце.

Пример: к выполнению ряда задач организация привлекла двух сотрудников на 4-часовой рабочий день. В апреле один отработал 12 дней, другой — 18. Среднесписочная численность сотрудников за отчетный месяц, занятых неполный рабочий день, равна 0,7:

• первый — 48 / 8 / 21 = 0, 28;
• второй — 72 / 8 / 21 = 0,42;
• итого — 0,28 + 0,42 = 0,7.

Подводим итоги за год

Чтобы получить годовую среднесписочную численность, суммируйте месячные результаты по всем сотрудникам (полный и неполный рабочий день). Полученное число надо разделить на 12 месяцев.

Сведения о среднесписочной численности работников в любое из ведомств подаются целым числом. Как округлять результаты подсчетов, Росстат не регламентирует. Чаще всего на практике используется математическое округление: число до 0,5 округляем до нуля, свыше 0,5 — до единицы.

Часто возникает вопрос: как быть, если в штате ИП числится один человек, он работал неполный месяц, и ССЧ равно 0,33? В таком случае сделайте исключение и поставьте в отчете единицу.

При этом помните, что округляется только итоговое число. Если вы хотите получить свод данных за год, менять результаты поквартально или помесячно не надо. То же самое, если вы хотите составить месячный отчет: не следует цифры по каждому сотруднику доводить до целого. Всегда округляйте итоговый показатель.